¿Qué es una sociedad?

Cuando dos o más personas deciden reunir capitales y voluntades para desarrollar sus proyectos productivos, lo recomendable es que constituyan una sociedad, la que podemos definir como una entidad, organización o institución a través de la cual se realizan actividades mercantiles o civiles que proporcionan bienes o servicios a la comunidad.

Una sociedad debidamente constituida es una persona distinta a sus socios o accionistas, con capacidad para tener derechos y obligaciones. A las sociedades se les conoce como “personas morales”.

Una de las principales ventajas de constituir una persona moral para el desarrollo de actividades empresariales es la separación de patrimonios: el patrimonio de la sociedad es distinto al de cada uno de sus miembros, lo que significa que las obligaciones, riesgos y responsabilidades corren por separado y de manera independiente. Así, el riesgo del negocio no impactará los bienes que forman el patrimonio personal  de cada socio o accionista,  con algunas excepciones o matices dependiendo del tipo de sociedad.

¿Qué tipos de sociedades hay?

En México se dividen en tres grandes grupos:

Cada empresa tiene sus particulares circunstancias que la pueden diferenciar de las demás. Por ejemplo, no es igual una sociedad en la que existe un socio dominante con mayoría absoluta del capital social a otra en la que hay solo dos socios con participaciones iguales. Otro caso es el de la sociedad en la que participan socios industriales o aquella en la que los socios desean restringir la admisión de nuevos socios; otro supuesto es el de la sociedad en la que participa un socio minoritario que le interesa tener acceso a las decisiones más relevantes de la empresa o el de la sociedad en la que participa un acreedor al que se le confiere el derecho de convertir su crédito en capital social. Otras variantes pueden ser la participación de extranjeros o la de menores de edad como socios, así como el desarrollo de actividades sujetas a una regulación especial.

Dependiendo de los intereses en presencia, pueden variar las reglas relacionadas con la forma de administración, facultades de los administradores, requisitos de constitución, requisitos para admitir nuevos socios o para transmitir las acciones o partes sociales, facultades de la asamblea general y las condiciones para la validez de sus deliberaciones así como para el ejercicio del derecho de voto.

Una adecuada asesoría legal sobre los aspectos relacionados con la operación y funcionamiento de las sociedades es condición indispensable para dotar a los empresarios de un clima de certidumbre que contribuya a la productividad. El notario es un profesional del derecho con capacitación suficiente para brindar esta asesoría.

¿Qué papel tiene el notario en la conformación de una sociedad o empresa?

De acuerdo con lo que dispone  la Ley, el acto constitutivo de una sociedad mercantil debe formalizarse ante notario.

El notario dará fe pública de la constitución de la Sociedad a través de la redacción de la escritura constitutiva la que comprende los estatutos sociales, en los que se definen el tipo de sociedad que se formará, así como los derechos y obligaciones que los socios adquieren.

En la escritura constitutiva se hará constar el nombramiento de representantes legales, los que tendrán la capacidad para representar a la sociedad frente a terceros.

El notario se encarga de que se cumplan todos los requisitos establecidos en la ley en relación con el proceso de constitución de la sociedad. Atendiendo al momento en que deben cumplirse, podemos clasificar estos requisitos en: previos a la firma de la escritura constitutiva,  simultáneos a la firma de dicha escritura y los posteriores a la misma.

Entre los primeros se encuentra la autorización que otorga la Secretaría de Economía  para utilizar la denominación o razón social y algunas autorizaciones especiales por parte de otras dependencias, atendiendo al objeto de la sociedad; los segundos se cumplen al redactar el notario la escritura constitutiva: debe transcribir la autorización para uso de la denominación o razón, consignar la cláusula sobre la posible admisión o no de extranjeros, incluir los requisitos contemplados en la Ley, verificar las claves del Registro Federal de Contribuyentes de los socios o accionistas y consignar los datos de identificación de los otorgantes. La escritura constitutiva se firma por todos los socios o accionistas ante la presencia del notario.

Con posterioridad a la firma de la escritura constitutiva de la sociedad, el notario gestiona la inscripción de la misma en el Registro Público de Comercio y en el Registro Federal de Contribuyentes; además presenta el aviso de utilización de la autorización de uso de denominación. Otros avisos son los realizados a la autoridad hacendaria federal en relación con el Registro Federal de Contribuyentes, el que se dirige al Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y, en algunos casos, el contemplado en la Ley Federal para la Prevención e identificación de Actividades con Recursos de Procedencia Ilícita.

Para agilizar el proceso de constitución de sociedades mercantiles (tratándose de la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada) los notarios utilizan una herramienta tecnológica consistente en un portal web operado por la Secretaría de Economía del gobierno federal denominado www.tuempresa.gob.mx a través del cual gestionan y obtienen la autorización para uso de la denominación social, además inscriben a la sociedad en el Registro Público de Comercio y en el Registro Federal de Contribuyentes, efectuando el pago de los derechos respectivos en línea.

En el caso de  modificación de los estatutos sociales, transformación, disolución y liquidación de sociedades mercantiles, efectúan el trámite de inscripción en el Registro Público de Comercio a través de otra herramienta tecnológica operada por la misma Secretaría de Economía denominada Fedanet-Siger, realizando el pago de los derechos respectivos en línea.

En estos casos el papel de las nuevas tecnologías es crucial y la oficina notarial hace las veces de ventanilla única para tres trámites que corresponden a dependencias del gobierno federal, con lo que la colaboración notarial con la Administración Pública y con los empresarios se vuelve muy efectiva y se reducen significativamente los tiempos de respuesta: el mismo día en que se firma la escritura constitutiva, la empresa puede quedar inscrita en el Registro Público de Comercio y en el Registro Federal de Contribuyentes.

Decir que el notario es aliado del empresario es una expresión que se funda en un hecho incuestionable: el notario está presente en un número considerable de actos relacionados con el desarrollo de la empresa, desde el acto mismo del nacimiento o constitución de la empresa hasta la disolución de la misma, pasando por decisiones corporativas muy variadas como reformas estatutarias, variaciones del capital social, otorgamiento de poderes, transformación, fusión o escisión de sociedades, así como la adquisición de inmuebles y la contratación de créditos.