Se ha dado abundante información sobre las actividades principales del notario en la República Mexicana, de manera que el público puede conocer el concepto de notario, las formas de acceso a esta función en las distintas Entidades Federativas, así como las clases de actos jurídicos en que interviene, lo que va de la mano con su naturaleza, esencialmente preventiva de conflictos.

Nos referimos ahora a otros aspectos no menos importantes de la actividad de los notarios en México, con la finalidad de que la sociedad los conozca y haga uso de ellos con más frecuencia y con mayor confianza.

Un aspecto que es de destacarse es que, contra lo que priva en otras profesiones, la asesoría y las consultas que brindan los notarios a los particulares, son por regla general gratuitas, de manera que los honorarios se cobran al usuario, solo cuando este otorga alguna escritura u otro instrumento notarial.

El hecho de que el notario tenga como una de sus principales características la de la imparcialidad, es decir, el no favorecer a alguna persona en perjuicio de otra, independientemente de quien haya solicitado sus servicios, hace que exista confianza para pedir su consejo profesional.

Se habla y se piensa con mucha frecuencia, que la actividad notarial implica su intervención en la compraventa e hipoteca de inmuebles, en los testamentos, en las herencias y en la constitución de sociedades para iniciar y operar algún negocio y efectivamente, son todas ellas, funciones de gran importancia y de utilidad para la gente y para los gobiernos, pero no son las únicas.

En términos generales, el notario interviene, mas con su característica de fedatario que de asesor, en múltiples situaciones cotidianas como son la certificación de documentos, es decir, lo que coloquialmente se conoce como el cotejo de documentos, de manera que cuando el interesado le exhibe al notario el original o copia certificada, el notario está facultado para certificar que las copias obtenidas, concuerdan con el original y ello hace que tanto autoridades como particulares, deban tomar esos documentos certificados por notario, como si fueran originales.

Es así como el notario, colabora brindando un servicio público como la certificación de documentos, con los que los particulares, pero también las compañías y las personas morales públicas y privadas, acreditan la originalidad de los mismos y realizan múltiples gestiones para resolver trámites administrativos y fiscales, muchos de ellos que tienen que ver con la seguridad social, las pensiones, los bancos y otras muchas instituciones que deben darle el valor de original a todo documento certificado por notario.

Otro aspecto de intervención muy frecuente para el notario, es el de la ratificación o reconocimiento de documentos y de la firma que los calza para que la misma no pueda ser tachada de falsa, ni por autoridades ni por particulares.

Es frecuente ver, por ejemplo, que algunos individuos que aspiran al ejercicio de algún cargo público, suscriban sus compromisos ante notario, ratificando o reconociendo el texto y su firma ante un fedatario, de manera que no se pueda alegar que esa persona no sabía en qué consistía el documento o que la firma no era la propia.

Situación similar se da en las declaraciones notariales que en muchos casos se utilizan para acreditar que una persona es conocida de diversos modos por su o sus nombres de pila (no por los apellidos) y que obviamente se trata de la misma persona.

Finalmente, el notario da fe, siempre a petición de parte, de muchas clases de hechos que sirven para preconstituir pruebas en posibles conflictos, como el estado o situación de alguna construcción, la existencia o entrega de documentos u otros objetos, así como notificaciones e interpelaciones que pueden realizarse de manera más ágil que cuando se recurre a los tribunales.

Es así, que los notarios intervienen en muchos aspectos que no son tan conocidos por la sociedad, por ello es conveniente acercarse para recibir información y asesoría en estos y otros casos que son de utilidad para mucha gente.

¿Qué es un reconocimiento de firma?

Es un acto a través del cual el notario público certifica que la firma que figura en un documento corresponde a la persona signataria. El reconocimiento de firmas involucra la confrontación de la firma del documento y la firma de la persona, también es posible que el notario certifique que las firmas de un documento fueron realizadas bajo su presencia.

¿Qué es la protocolización de un acta?

El proceso de protocolizar un acta eleva al nivel de instrumento público a la misma debido a que se asienta en el libro protocolario de la Notaría correspondiente y con esto obtiene la certeza jurídica necesaria. Hay diferentes tipos de actas, por lo que la asesoría del notario público es esencial para determinar cuál es la más conveniente para el acto en cuestión.

¿Qué es la fe de hechos?

Es el instrumento a través del cual se hacen constar hechos y circunstancias determinados, mismos que por su naturaleza no son materia de contrato. Cuando un notario da fe pública de un hecho éste se consigna en el protocolo de la Notaría correspondiente y con esto obtiene peso jurídico al probar de manera incontestable el hecho. En la protocolización de hechos el notario se limita a dar fe de lo que percibe por sus sentidos.

¿Qué es un poder notarial?

Es un documento público autorizado por un notario que permite a una persona física o moral designar a otra como su representante para que actúe en su nombre en determinados actos jurídicos. El poder permite al representante acreditar su calidad de apoderado mediante la exhibición de la copia autorizada o testimonio del poder. Ahora bien, es importante señalar que el poderdante es libre para revocar el poder en cualquier momento, a través de una escritura de revocación de poder.

¿Qué es un poder general?

Es un poder en el que se delega el mayor número de facultades al representante para que pueda representar al poderdante en prácticamente cualquier situación. No obstante, existen ciertos actos jurídicos para los que no se permite la representación, tal es el caso del otorgamiento de testamento.

¿Qué es un poder específico?

Son poderes que sirven para el asunto específico que se señale al otorgarlos.

¿En qué situaciones es necesario tramitar un poder notariado?

Existen diferentes tipos de poderes y cada uno de ellos requerirá una redacción y tratamiento personalizado. El notario será la persona indicada para asesorar sobre qué tipo de poder es adecuado para el caso en cuestión. No obstante, las principales variantes de los poderes notariales son:

Poder general para pleitos y cobranzas: faculta al apoderado para representar al poderdante en juicios y efectuar cobros
Poder general para actos de administración: se otorga para que el apoderado administre bienes e intereses del mandante
Poder general para actos de dominio: faculta al apoderado para hipotecar, donar, comprar o vender bienes del poderdante
Poderes especiales: se otorgan para que el apoderado represente al poderdante únicamente en lo que se autoriza de manera expresa en el mandato y se anula automáticamente una vez que se cumple con lo encomendado

¿Qué precauciones debo de tener en cuenta al otorgar un poder?

1.- Evitar los poderes para actos de dominio sin limitación, pues el riesgo es alto, aun con gente de confianza, pues no se sabe lo que puedan cambiar las circunstancias de la persona. Cuando menos es recomendable limitarlos en la vigencia.

2.- Evitar los poderes irrevocables. Muchas veces se han empleado para evitar la escrituración de un inmueble. Esto es, entre otras cosas, un fraude fiscal. Además tiene el inconveniente de que el poder se extingue con la muerte o la interdicción del poderdante o del apoderado.

3.- Tener cuidado de notificar la revocación de los poderes. Una vez que ya no se desea que el apoderado siga actuando en ejercicio del poder, es necesario revocarlo con la misma formalidad con la que se otorgó. Si fue notarial, el notario que revoca (depende de las reglas de la Entidad Federativa), enviará un escrito al notario que dio fe del poder para que tome nota en el protocolo. No obstante ello, la legislación civil obliga, en la mayor parte de los Estados de la República, a notificar la revocación, pues en caso contrario lo actos que el antiguo apoderado realice con un tercero de buena fe (que ignora la revocación) surten plenos efectos.

4.- No olvidar que una vez que termina el poder hay obligación de rendir cuentas.

5.- Cuando los poderes los otorgan personas morales, algunos deben inscribirse en el Registro Público de Comercio (títulos y operaciones de crédito, los demás son opcionales), en este caso hay que inscribir también la revocación del mismo cuando esta suceda.

6.- En el caso de personas morales, es conveniente llevar debido registro de los poderes que en la historia de la sociedad se han otorgado, así como su vigencia y revocación. Esto porque con el tiempo es común que se pierda el control y existe riesgo de que, por ejemplo, un exempleado haga mal uso de algún poder.

7.- Evitar los poderes con facultades para, a su vez, otorgar nuevos poderes, toda vez que la revocación del primer poder otorgado no implica la revocación de los posteriores, lo cual genera incertidumbre respecto a cuantos fueron otorgados y a quienes.

¿En qué casos debo acudir a un notario para certificar un documento?

Existen muchos trámites para los cuales se deben presentar documentos “originales”; en dichos casos, lo ideal es primero acudir con un Notario, al cual se le muestra el documento original para que certifique fotocopias del mismo, mismas que una vez certificadas por el Notario, adquieren el mismo valor probatorio que el documento cotejado, para todos los efectos legales conducentes.

¿Qué es una declaración notarial?

Es la que se realiza ante Notario para efectos de justificar hechos o acreditar un derecho; en la mayoría de los Estados se requiere que acudan testigos ante el Notario para efectos de que realicen su declaración. Es importante considerar que varía, en cada Estado, los hechos o derechos que se pueden acreditar a través de una declaración notarial.